مكاتب الدول:

يكون بكل دولة من الدول الأفروآسيوية رئيسًا للإتحاد تابع للإتحاد العام مباشرةً (الإتحاد الأفريقي الآسيوي للسياحة والصناعات الحرفية والتقليدية والفنون والتجارة الإلكترونية والأبحاث) . وستتولى إدارة إتحاد السفر إلى إتحاد كل دولة وتدريب القائمين عليه في كيفية الإدارة لتحقيق الهدف المرجو منه.

دور مكتب الدولة ورئيس الاتحاد بمكتب الدولة:

  • يتولى الإشراف على الجهاز المالي والإداري والفني للاتحاد
  • يترأس مجلس إدارة الإتحاد ويقوم بتشكيله وتعيينه أول مرة
  • يحضر اجتماعات مجلس الإدارة.
  • يقوم بافتتاح مكتب الاتحاد بدولته على نفقته الخاصة لحين تعظيم موارد الاتحاد.
  • يقوم بتكليف رؤساء القطاعات الثمانية بمكتب الدولة، وله ان يستحدث قطاع جديد إذا وجد أهمية لذلك بموافقة كتابية من رئيس الاتحاد العام ويكلف كل رئيس قطاع ونوابه بإعداد خطط التنمية المستدامة طويلة ومتوسطة وقصيرة الأجل، والعمل على تحقيق اتساق بين تنفيذ الاستراتيجيات والخطط القطاعية واستراتيجية التنمية.
  • العمل مع فريقه على مضاعفة عدد الأعضاء المنتمين للاتحاد.
  • العمل على تعظيم الموارد المالية للاتحاد بالأفكار الإبداعية القابلة للتنفيذ.
  • العمل على تنويع مصادر التمويل للخطط والبرامج التنموية.
  • ودفع آليات الشراكة مع القطاع الخاص والمجتمع المدني وشركاء التنمية؛ لتعزيز التمويل من أجل التنمية.
  • المشاركة مع الجهات المعنية في مراجعة أولويات احتياجات مكتب الدولة للاتحاد التمويلية؛ لتعظيم الاستفادة منها في إطار خطط وبرامج التنمية المختلفة للاتحاد.
  • وضع خطط وبرامج إعداد الكوادر البشرية اللازمة لتنفيذ أهداف التنمية الاقتصادية.
  • دعم قطاع ريادة الأعمال والابتكار، والعمل على زيادة مساهمته في التنمية الاقتصادية الشاملة والمستدامة، وذلك بالتنسيق مع كافة الجهات والمؤسسات المعنية.
  • إقامة المعارض والاسواق في الدولة وذلك في حدود القوانين واللوائح المعمول بها وبعد الاتفاق مع السلطات المختصة.
  • تعزيز العلاقات والتعاون مع الهيئات والجهات المختلفة المحلية، والخليجية، والعربية، والافريقية، والاسيوية، والعالمية.
  • نشر ثقافة ريادة الأعمال والابتكار بين رجال وسيدات الأعمال.
  • تعزيز ريادة القطاع الخاص في المسؤولية الاجتماعية.
  • نشر الوعي حول نشاطات الاتحاد بكل انحاء الدولة والجهات الحكومية وغرف التجارة والصناعة بدولة الاتحاد.
  • المعارض والفعاليات والمؤتمرات والندوات، وورش العمل.
  • تقديم خدمات مشتركة لكافة الشركاء الاستراتيجيين بكفاءة عالية.
  • التنسيق الفعال لتحقيق الاستفادة القصوى من الإمكانات الفنية والإدارية للسادة الاعضاء.
  • إفهام جميع السادة أعضاء مجلس الإدارة المتطوعين للعمل بالاتحاد وكذا رؤساء القطاعات ورؤساء الفروع وخلافه انهم متطوعون غير متفرغون للعمل بالاتحاد بدون مقابل لمدة عام او لحين تعظيم الموارد المالية للاتحاد ايهما أقرب وبعدها يعد لائحة مالية بالمكافئات والمزايا والبدلات التي تمنح للأعضاء العالمين.
  • دعم الفكرة الرئيسية للاتحاد بإقامة مركز تأهيل مهني للصناع والعاملين البسطاء لتدريبهم وتأهيلهم والترخيص لهم بمزاولة مهنتهم باحتراف تحت اشراف مركز الاتحاد على سبيل المثال (سمسار العقارات – الحلاق- الكوافير- النجار- المصور الفوتوغرافي والسينمائي – السباك- الدهان- أصحاب الصناعات الحرفية واليدوية الخ…… (ومحاولة إيجاد شركاء ممولين للفكرة من القطاعين العام والخاص تحت إدارة كاملة للاتحاد*).

تشكيل مكاتب الدول

  • رئيس الإتحاد بالدولة.
  • سكرتارية ىمكتب الرئيس.
  • من 6 الي 10 نواب  للرئيس كل حسب تخصصه.
  • رؤساء القطاعات وعددها ثمانية قطاعات. ويحق لكل رئيس قطاع تعيين من 2  إلى 6 معاونين أو رؤساء فروع.

 

لائحة مكاتب الدول

المادة التاسعة: مكاتب الاتحاد بالدول
يكون بكل دولة من الدول الأفرو آسيوية رئيسًا للاتحاد تابع للاتحاد العام مباشرةً وستتولى إدارة الإتحاد بدولة المقر السفر إلى اتحاد كل دولة وتدريب القائمين عليه في كيفية الإدارة لتحقيق الهدف المرجو منه.
دور مكتب الدولة ورئيس الاتحاد بمكتب الدولة:
•يتولى الإشراف على الجهاز المالي والإداري والفني للاتحاد
•يترأس مجلس إدارة الإتحاد ويقوم بتشكيله وتعيينه أول مرة
•يحضر اجتماعات مجلس الإدارة.
•يقوم بافتتاح مكتب الاتحاد بدولته على نفقته الخاصة لحين تعظيم موارد الاتحاد.
•يقوم بتكليف رؤساء القطاعات الثمانية (الحد الأدنى لعدد القطاعات) بمكتب الدولة، وله ان يستحدث قطاع جديد إذا وجد أهمية لذلك بموافقة كتابية من رئيس الاتحاد العام ويكلف كل رئيس قطاع ونوابه بإعداد خطط التنمية المستدامة طويلة ومتوسطة وقصيرة الأجل، والعمل على تحقيق اتساق بين تنفيذ الاستراتيجيات والخطط القطاعية واستراتيجية التنمية.
•العمل مع فريقه على مضاعفة عدد الأعضاء المنتمين للاتحاد.
•العمل على تعظيم الموارد المالية للاتحاد بالأفكار الإبداعية القابلة للتنفيذ.
•العمل على تنويع مصادر التمويل للخطط والبرامج التنموية.
•ودفع آليات الشراكة مع القطاع الخاص والمجتمع المدني وشركاء التنمية؛ لتعزيز التمويل من أجل التنمية.
•المشاركة مع الجهات المعنية في مراجعة أولويات احتياجات مكتب الدولة للاتحاد التمويلية؛ لتعظيم الاستفادة منها في إطار خطط وبرامج التنمية المختلفة للاتحاد.
•وضع خطط وبرامج إعداد الكوادر البشرية اللازمة لتنفيذ أهداف التنمية الاقتصادية.
•دعم قطاع ريادة الأعمال والابتكار، والعمل على زيادة مساهمته في التنمية الاقتصادية الشاملة والمستدامة، وذلك بالتنسيق مع كافة الجهات والمؤسسات المعنية.
•إقامة المعارض والاسواق في الدولة وذلك في حدود القوانين واللوائح المعمول بها وبعد الاتفاق مع السلطات المختصة.
•تعزيز العلاقات والتعاون مع الهيئات والجهات المختلفة المحلية، والخليجية، والعربية، والافريقية، والاسيوية، والعالمية.
•نشر ثقافة ريادة الأعمال والابتكار بين رجال وسيدات الأعمال.
•تعزيز ريادة القطاع الخاص في المسؤولية الاجتماعية.
•نشر الوعي حول نشاطات الاتحاد بكل انحاء الدولة والجهات الحكومية وغرف التجارة والصناعة بدولة الاتحاد.
•المعارض والفعاليات والمؤتمرات والندوات، وورش العمل.
•تقديم خدمات مشتركة لكافة الشركاء الاستراتيجيين بكفاءة عالية.
•التنسيق الفعال لتحقيق الاستفادة القصوى من الإمكانات الفنية والإدارية للسادة الاعضاء.
•إفهام جميع السادة أعضاء مجلس الإدارة المتطوعين للعمل بالاتحاد وكذا رؤساء القطاعات ورؤساء الفروع وخلافه انهم متطوعون غير متفرغون للعمل بالاتحاد بدون مقابل لمدة عام او لحين تعظيم الموارد المالية للاتحاد ايهما أقرب وبعدها يعد لائحة مالية بالمكافئات والمزايا والبدلات التي تمنح للأعضاء العالمين.
•دعم الفكرة الرئيسية للاتحاد بإقامة مركز تأهيل مهني للصناع والعاملين البسطاء لتدريبهم وتأهيلهم والترخيص لهم بمزاولة مهنتهم باحتراف تحت اشراف مركز الاتحاد على سبيل المثال (سمسار العقارات – الحلاق- الكوافير- النجار- المصور الفوتوغرافي والسينمائي – السباك- الدهان- أصحاب الصناعات الحرفية واليدوية الخ…… (ومحاولة إيجاد شركاء ممولين للفكرة من القطاعين العام والخاص تحت إدارة كاملة للاتحاد*).
المادة 1
1.1 الاسم: (على سبيل المثال مكتب الاتحاد بجمهورية مصر العربية)
مكتب الإتحاد الأفريقي الآسيوي للسياحة والصناعات الحرفية والتقليدية والفنون والتجارة الإلكترونية والأبحاث (AFASU) بدولة جمهورية مصر العربية (على سبيل المثال)
1.2 عنوان مكتب الإتحاد ورئيس المكتب
المكتب عنوانه شارع عبد العزيز آل سعود المنيل (على سبيل المثال)
رئيس المكتب دكتور / حسام محمد درويش (على سبيل المثال)
وهو رئيس الإتحاد بدولة جمهورية مصر العربية
1.2 اللغة
يتعامل مكتب الدولة باللغتين العربية والإنجليزية؛ ومن ثَمَّ، تكتب جميع المراسلات والوثائق الرسمية بالعربية و/أو الإنجليزية ومن الممكن أن تكون اللغة الفرنسية والإنجليزية إذا كانت الدولة لغتها الرئيسية الإنجليزية و/أو الفرنسية.
(المادة 2)
2.1 الرسالة (منبثقة من رسالة الاتحاد العام)
التواصل من أجل مستقبل أفضل ومن أجل تعزيز التنمية الاقتصادية المستدامة والقضاء على الفقر والبطالة وتطوير التعليم والارتقاء بمستويات التدريب في مجال الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات وكل المجالات الأخرى وإحداث التغيير الإيجابي في المجتمعات الأفرو آسيوية على ان نركز على المعنيين، وان يكون مكتبنا أو اتحادنا متميزا بالكفاءة في تمكين التنمية الاقتصادية المستدامة لوطننا، بما يعزز التنافسية ويضمن الرخاء لسكان اوطاننا.
2.2 الرؤية (منبثقة من رؤية الاتحاد العام)
رؤية مكتب الإتحاد الأفريقي الآسيوي للسياحة والصناعات الحرفية والتقليدية والفنون والتجارة الإلكترونية والأبحاث (AFASU) هي لتكون بلادنا وجهة عالمية للتدريب وللتصنيع وللسياحة والأبحاث والدراسات والتحول الرقمي وبناء الانسان، لتحقق التوازن، والتنوع، والاستدامة وبناء اقتصاد مبني على المعرفة ومجتمع يحافظ على ثقافته وتراثه الوطني.
2.3 قيمنا
المهنية، الشراكة، الالتزام، العدالة، الشفافية، الإنسانية، التطوير المستمر، الريادة، التفاعل، الابتكار، المسؤولية، روح الفريق.
2.4 الأهداف
2.4.1 أهداف طويلة المدى (منبثقة من اهداف الاتحاد العام)
التعاون والعمل مع جميع الشركاء وبشكل عملي حتى نتمكن من اتخاذ الخيارات الصحيحة لتحسين الحياة بطريقة مستدامة للأجيال القادمة مع تسليط الضوء على التحديات البيئية التي يواجهها العالم بأسره ودعم ريادة ورواد الاعمال وتعزيز التراث الثقافي والعلمي والفنون للمنطقة والترويج له عالميا والقضاء على الفقر والبطالة ودعم الشراكات الإستراتيجية والاستثمارية وارتياد آفاق جديدة، وطرح وتقديم مناهج ومسارات وأساليب مستحدثة في التنمية في كل قطاعات الإتحاد تستعين بها مؤسسات الدولة في تطوير ممارساتها وفعالياتها..
2.4.2 أهداف قصيرة المدى
يعمل ويلتزم رئيس كل قطاع من القطاعات المتنوعة لمكتب الدولة بالتنسيق مع رئاسة مكتب الاتحاد بالدولة ونواب الرئيس والرئاسة العامة والأمانة العامة بدولة المقر عن طريق التالي:
1- تقديم خطة خمسية للتنمية للقطاع التابع له.
2- تقديم خطة سنوية تتضمن مشروعا واعدا متميزا ومتفردا يمكن تحقيقه بعد العرض على الإتحاد العام بدولة المقر ليتبناه الإتحاد في حالة الموافقة عليه ويدعمه، بل ويجد ممولين وداعمين له ماديا ومعنويا
3- تقديم خطة ورؤية واضحة حول طرق تنمية موارد مكتب الدولة سواء بإقامة بعض المشروعات الاستثمارية او الشراكات الاستراتيجية وبدعم الممولين.
4- إقامة الاحداث والفعاليات المتنوعة باسم الاتحاد
5- إقامة الدورات التدريبية في كل مجالات عمل الإتحاد
6- إقامة المعارض داخل الدولة وخارجها بالتنسيق مع الاتحاد العام بدولة المقر.
7- إقامة المهرجانات والمعارض والمؤتمرات والكرنفالات في كل مجالات عمل الاتحاد.
8- إقامة الفعاليات والمسابقات السياحية والرياضية.
9- تحقيق كل ما جاء بالمقدمة من أدوار رئيس الاتحاد ومجلس ادارته والأعضاء بمكتب الدولة.
(المادة 3)
3.1 العضوية
3.1.1 إجراءات الانضمام
على طالب العضوية ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للاتحاد او يدويا وارسالها بالبريد الالكتروني لنائب رئيس مكتب الاتحاد بدولته، مع العلم أنه قد يطلب مجلس إدارة المكتب معلومات إضافية من صاحب الطلب. بخلاف الأوراق المطلوبة مثل شهادات الخبرة او شهادات التخرج الخ …….
يُخطر مكتب السكرتارية طالب العضوية بقرار مجلس الإدارة او لجنة العضوية خلال ثلاثة أيام من استقبال الاستمارة الإلكترونية او بالبريد الالكتروني.
فور موافقة مجلس الإدارة او لجنة العضوية يتم ارسال شهادة العضوية وID الي العضو المقبول من قبل الاتحاد العام.
تُفعَّل العضوية تلقائيًّا فور تسديد قيمة الاشتراك السنوي كاملة حال إتمام إجراءات العضوية.
يكلف نائب الرئيس للعضوية بمكتب الدولة بإنشاء جروب للسادة الأعضاء جميعهم بمكتب الدولة على الواتساب يضاف اليه السيد نائب الرئيس لشئون العضوية بالاتحاد العام للرد (السيد اللواء حسام بدر ومعاونيه) على جميع الاستفسارات ومتابعة استكمال أوراق العضوية وأرقام العضوية.
**ملاحظة:
رسوم العضوية هي رسوم إدارية غير مستردة نهائيا، وتخصص للإنفاق على بعض الأمور الإدارية للاتحاد العام تحت اشراف ورقابة المدير المالي والإداري وجميع رسوم العضوية ترسل الي الاتحاد العام كاملة.
حيث يتم توريد حصة المنظمة الأم أولا منها ثم يخصص الباقي لدعم موارد الاتحاد العام.
3.1.2 فئات العضوية
يضم الإتحاد أربع فئات للعضوية، وعلى كلِّ عضو اختيار الفئة المناسبة والالتزام بدفع قيمة الاشتراك السنوي فورا وهو شرط من شروط قبول العضوية في حالة امتناع العضو عن الدفع في الفترة المحددة، تبطل العضوية تلقائيًّا إلا إذا قرر مجلس الإدارة غير ذلك في حالة القوة القهرية ولمدة محدودة. ولإعادة الانضمام إلى الاتحاد يتعين على الجهة إعادة تقديم طلب عضوية جديد.
3.1.2.1 أعضاء عاملون افراد
العضوية العاملة متاحة للأفراد ويتعين على الفرد ان يقدم جميع الأوراق المطلوبة وهي
– سيرة ذاتية
– صورة شخصية
– صورة الهوية او جواز السفر
– صورة شهادات الخبرة
– صورة شهادات التخرج
– صور أي شهادات اخري تدعم موقف العضو
على طالبي العضوية ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني لمكتب الدولة او ارسالها بالبريد الالكتروني.
تُمنح العضوية العاملة بإجماع راي لجنة العضوية او بقرار رئيس الاتحاد.
بخلاف مجلس الإدارة الذي يختاره رئيس المكتب من عدد زوجي + رئيس المكتب (بحد أقصى عدد ثلاثة عشر شخصا شامل رئيس مكتب الدولة) 13 شخص يختارهم في البداية رئيس مكتب الدولة) كلُّ عضو فرد يمثل صفته الفردية وليس المؤسسة/ المؤسسات التي ينتمي إليها.
للأعضاء الأفراد حق المشاركة في فعاليات مكتب الدولة او الاتحاد العام والاستفادة من جميع المميزات الخاصة بالعضوية المذكورة على موقع الاتحاد العام، ولكن ليس لهم حق التصويت أو الترشح لعضوية مجلس الإدارة.
على طالبي العضوية ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني لمكتب الدولة او ارسالها بالبريد الالكتروني.
** نلاحظ ان أعضاء أي مكتب دولة هو 17 كحد أدني عند تأسيسه وهو أمر يختلف ولا علاقة له بعدد أعضاء مجلس الإدارة لمكتب الدولة الذي يجب ان لا يزيد عدده عن ثلاثة عشر عضوا شاملا رئيس المكتب.
3.1.2.2 أعضاء دوليون.
العضوية الدولية متاحة لأي مؤسسة ومنظمة في أي مكان في العالم خارج الدولة محل مكتب الاتحاد وخارج القارتين الافريقية والاسيوية.
للأعضاء الدوليون حق المشاركة في فعاليات المكتب والاتحاد العام، ولكن ليس لهم حق التصويت أو الترشح لعضوية مجلس الإدارة.
والرسوم السنوية هي 170 دولار للأفراد و320 دولار للمؤسسات عند الاشتراك لأول مرة واعتبارا من العام الثاني تكون الرسوم السنوية للأفراد 150 دولارا أمريكيا للفرد و250 دولارا أمريكيا للمؤسسة.
3.1.2.3 أعضاء مؤسسات وشركات ومنظمات(عاملة).
العضوية العاملة ايضا متاحة للمؤسسات والمنظمات الهادفة وغير الهادفة للربح في الدولة مقر المكتب ويتعين على المؤسسة أو المنظمة الراغبة في العضوية أن تكون قائمة بالفعل وعاملة؛ لها نشاط – أو أكثر – قائم ومستمر. وتكون العضوية باسم الشركة وتدرج كل بياناتها على الموقع الالكتروني للاتحاد العام.
والرسوم السنوية هي 170 دولار للأفراد و320 دولار للمؤسسات عند الاشتراك لأول مرة واعتبارا من العام الثاني تكون الرسوم السنوية للأفراد 150 دولارا أمريكيا للفرد و250 دولارا أمريكيا للمؤسسة.
3.1.2.4 أعضاء شرفيون
يتم اختيار الأعضاء الشرفيين عن طريق انتخاب ثلثي مجلس الإدارة على الأقل لهم أو بتزكية مباشرة من رئيس الاتحاد العام أو رئيس مكتب الدولة على أن يرتكز الاختيار على الجدارة والاستحقاق في مجال معين.
والرسوم السنوية هي 170 دولار للأفراد و320 دولار للمؤسسات عند الاشتراك لأول مرة واعتبارا من العام الثاني تكون الرسوم السنوية للأفراد 150 دولارا أمريكيا للفرد و250 دولارا أمريكيا للمؤسسة.
3.1.3 انسحاب الأعضاء
على العضو الراغب في سحب عضويته إرسال إخطار إلى رئيس الاتحاد او رئيس لجنة العضوية.
يتم تفعيل سحب العضوية تلقائيًّا بانتهاء السنة المالية القائمة، مع العلم أنه لا يتم إعادة رسوم الاشتراك السنوية المدفوعة باي حال من الأحوال.
عام:
* كل أعضاء الإتحاد بجميع درجاتهم سيتم ادراجهم في دليل الأعضاء على الموقع الرئيسي للاتحاد العام برقم سري مسلسل مدرج على ID العضوية وأيضا على شهادة العضوية واي شخص غير مدرج على موقع الاتحاد العام هو غير معترف به كعضو في مكتب الدولة او بالاتحاد بصفة عامة
* سيتم نفس الادراج أيضا على الموقع الالكتروني الذي سيقوم الاتحاد العام بتصميمة لمكاتب الدول.
* يلتزم الاتحاد العام بإرسال شهادات العضوية وتحقيق الشخصية وجميع المطبوعات اللازمة لمكتب الدولة في موعد أقصاه خمسة عشر يوما من تاريخ استلامه لرسوم العضوية واوراقها.
*بطبيعة الحال أعضاء مكتب الدولة هم أعضاء عاملين بالاتحاد العام ويحق لمن يرغب منهم في حضور جميع فعاليات الاتحاد العام وكذا الشركات والمؤسسات يحق لهم المشاركة في جميع الاحداث والفعاليات الدولية والمعارض الخاصة حول العالم التي سيقوم بها الاتحاد العام وكذا حلقات وورش العمل المختلفة واللقاءات التعريفية والتكاملية بين الشركات والمؤسسات المختلفة سواء من قارتي افريقيا واسيا او من كل دول العالم.
** لا يعتبر مكتب الدولة قائما او معترفا به الا بعد سداد كامل رسوم العضوية وتحويلها للاتحاد العام بدولة المقر وارسال جميع المستندات المطلوبة حتى وان استلم رئيس مكتب الدولة قرار تكليفه بتشكيل مكتب الدولة.
** الرسوم المطلوبة تقريبا من مكتب الدولة عند تأسيسه:
– 170 دولار عن كل عضو اول عام وعند التجديد السنوي بعد عام 150 دولار (بحد ادني عدد 17 شخص عند التأسيس) بإجمالي 2890 امريكي.
– 350 دولار قيمة تصميم موقع المكتب الالكتروني والمربوط بموقع الاتحاد العام.
– 12 دولار في السنة عن كل بريد الكتروني يتم طلبه للأعضاء في عدد 17 عضو =204 دولار
– الإجمالي المطلوب هو 3444 دولارا أمريكيا (في حالة طلب البريد الالكتروني للكل)
(المادة 4)
4.1 مجلس الإدارة
4.1.1 بالإضافة إلى رئيس مكتب الدولة يتكون مجلس الإدارة من ستة أعضاء كحد ادني ليصبح العدد سبعة شاملا رئيس المكتب حيث يقوم رئيس المكتب باختيارهم اول مرة لمدة سنة قابلة للتجديد.
4.1.2 يتم اختيار رئيس المكتب اول مرة بالتعيين من قبل رئيس الاتحاد بدولة المقر ويستمر في عمله لمدة ثلاث سنوات ويمكن ان يعاد انتخابه لمرة واحدة إضافية فقط ويقوم رئيس المكتب باختيار نوابه و أعضاء مجلس الإدارة من كل طاقم مكتب الدولة المكون من سبعة عشر شخصا كحد ادني اذ لا يعتبر مكتب الدولة قائما في حالة اذا كان العدد اقل من سبعة عشر شخصا ثم يختار رئيس المكتب أعضاء مجلس الإدارة بحد ادني ستة أعضاء بخلاف الرئيس وحد اقصي اثني عشر شخصا بخلاف الرئيس ( دائما العدد فردي ) ثم يعين وينتخب مجلس الإدارة داخليًّا المدير المالي وأمين الصندوق.
4.1.3 يحق للمجلس المعين اول مرة بموافقة رئيس المكتب ان ينتخب أيضًا مدير تنفيذي لمكتب الدولة ليحل محل رئيس المكتب في حالة عدم تفرغه ويقوم المدير التنفيذي بمتابعة القطاعات المختلفة وتلقي التقارير والخطط ويعرض على رئيس المكتب.
4.1.4 يجتمع مجلس الإدارة مرة على الأقل شهريا ويدعو رئيس مكتب الدولة إلى الاجتماع من خلال دعوة مكتوبة ترسل إلكترونيًّا قبل موعد الاجتماع بعشرة ايام على الأقل؛ على أن تُرفق أجندة الاجتماع مع الدعوة يسري الاجتماع في حالة وجود رئيس المكتب و/أو نائبه الأول والمدير التنفيذي، وثلث الأعضاء بمكتب الدولة على الأقل أو من يمثلهم بتوكيل خاص وإذا لم يتم النصاب، تتم الدعوة إلى عقد اجتماع آخر جديد خلال يومين على الأكثر؛ ويُعد بالغًا النصاب بغض النظر عن عدد الحضور.
4.1.5 لرئيس المكتب ولمجلس الإدارة السلطة لسحب عضوية الأعضاء الذين ينتهكون لائحة مكتب الدولة أو يصدر عنهم سلوك سيء.
4.1.6 يشكل مجلس الإدارة فريق العمل التنفيذي لمكتب الدولة؛ حيث يعمل مع رئيس المكتب المعين (على تنفيذ الرؤية الاستراتيجية التي يضعها رئيس الاتحاد العام ثم الرؤية التكميلية التي يضعها رئيس المكتب ويوافق عليها مجلس الإدارة هكذا، يدعم أعضاء مجلس الإدارة مكتب الدولة بتكريس الجهود والموارد في سبيل تحقيق أهداف الاتحاد العام ومكتب الدولة.
4.1.7 لمجلس الإدارة سلطة تعديل اللائحة الداخلية لمكتب الدولة على أن يكون ذلك بهدف تطويرها بموافقة رئيس الاتحاد العام واي تعديل يجب ان يوافق عليه رئيس الاتحاد بدولة المقر حيث يرسل الاقتراح مدعوما بموافقة رئيس مكتب الدولة وعلى رئيس الاتحاد الموافقة او التعديل او الرفض خلال خمسة عشر يوما من تاريخ استلامه للتعديل والا يعتبر عدم رده موافقة ضمنية.
4.1.8 يتخذ مجلس الإدارة القرارات الخاصة بالموضوعات التي لا تفصل فيها اللائحة الداخلية بعد اخطار مكتب رئيس الاتحاد العام.
4.2 الإدارة التنفيذية
(في حالة ضرورة تعيين المدير التنفيذي) ينتخب المدير التنفيذي من الأعضاء في مكتب الدولة وفي حالة غياب المدير التنفيذي، يقوم رئيس المكتب بتعيين من يقوم بمهامه.
تشمل مهام المدير التنفيذي ما يلي على سبيل المثال، ولرئيس مكتب الدولة تحديد المهام للمدير التنفيذي ومنها على سبيل المثال:
•تمثيل مكتب الدولة في المحافل العامة، والخاصة، والمحلية، والدولية.
•تنسيق فعاليات مكتب الدولة والترويج لها بما يحقق أهداف المكتب والاتحاد العام.
•العمل على زيادة أعضاء مكتب الدولة بصفة دائمة واستقبالهم. والترحيب بهم وشرح مميزات الانضمام للاتحاد.
•الدعوة إلى عقد اجتماع مجلس الإدارة بالتنسيق مع رئيس المكتب.
•عمل التقارير وتقديم البيانات الخاصة بالعمليات المالية والفنية في اجتماعات مجلس الإدارة.
•تسليم الملفات والوثائق لمن يتقلد المنصب من بعده.
•التنسيق التام مع مكتب السكرتارية والعمل عن كثب مع الفريق فيما يتعلق بجميع النقاط السابق ذكرها.
•الالتزام بأخلاقيات العمل المثلى لضمان الشفافية الكاملة واستقامة سمعة مكتب الدولة.
•يجب ان تكون مهام ومسئوليات المدير التنفيذي لمكتب الدولة موضحة ومفصلة في اللوائح التنظيمية التي يضعها رئيس مكتب الدولة مع نوابه وأعضاء مجلس الادارة.
•تعيين نائب للمدير أمر إداري يقرره مجلس الإدارة عند الحاجة.
(المادة 5)
5.1 اجتماع الجمعية العمومية لمكتب الاتحاد بالدول
بعد ان يتم اكتمال عدد الأعضاء العاملين بمكاتب الدول الي أكثر من خمسين عضوا يتم عقد اجتماع الجمعية العمومية الذي سوف يمثل وقتها السلطة العليا لمكتب الدولة ويضم الاجتماع ممثلي الأعضاء العاملين وللأعضاء العاملين فقط حق التصويت بمعدل صوت لكلِّ عضو ولجميع الأعضاء الآخرين الحق في المشاركة كمراقبين، كما لهم الحق في التحدث إلى الحضور.
والأعضاء الاخرين هم الأعضاء الدوليين والشرفيين او ما يستجد من أنواع اخري مستقبلا من الاتحاد العام.
يتمثل دور اجتماع الجمعية العمومية في:
•الموافقة على البيانات المالية والميزانية.
•انتخاب رئيس مكتب الدولة بعد انتهاء فترته الاولي
•انتخاب أعضاء مجلس الإدارة أو سحب عضويتهم او عضوية أحدهم أي سبب.
•إقرار اللائحة الداخلية لمكتب الدولة.
•مع العلم انه لا يجوز حل مكتب الدولة الا بعد الاجتماع الشخصي بين رئاسة الاتحاد العام والجمعية العمومية ومجلس إدارة مكتب الدولة بالكامل.
•الموافقة واعتماد كل القرارات التي تم اتخاذها من رئيس الاتحاد بالدولة ومجلس ادارته.
•يتم اجتماع الجمعية العمومية للاتحاد بمكتب الدولة مرة كل عامين الا إذا تقدم أحد الأعضاء بطلب لاجتماع غير عادي للجمعية العمومية لسبب يري مجلس الإدارة بالإجماع انه يستحق فيتم وقتها الدعوة لاجتماع جمعية عمومية غير عادية.
5.1.1 يقام مؤتمر سنوي لمكتب الدولة لجميع الأعضاء في الدولة ويقود الاجتماع ويدعو اليه مجلس الإدارة؛ وذلك عن طريق إخطار إلكتروني مكتوب قبل خمسة وأربعين يومًا على الأقل من موعده، على أن ترفق أجندة الاجتماع بالإعلان المرسل ويعرض فيه على الأعضاء جميع الاعمال والإنجازات التي قام بها الرئيس ومعاونيه وأعضاء مجلس الإدارة ويتلقى اقتراحات الأعضاء للتطوير ويستمع باهتمام لهم، ولكن هذا الاجتماع لا يعد جمعية عمومية، بل لقاء تعارفي لخدمة اعمال الاتحاد.
5.1.2 على مجلس الإدارة أيضًا الدعوة الي عقد اجتماع للجمعية العمومية غير العادية في حالة طلب أكثر من سبعين في المائة من الأعضاء العاملين انعقاده.
(المادة 6)
6.1 السنة المالية
تنتهي السنة المالية في 31 ديسمبر من كلِّ عام.
6.2 الإيداعات والحسابات البنكية.
تتم جميع الإيداعات باسم مكتب الدولة على أن تكون جميع المعاملات المالية بموافقة وتوقيع اثنين من الثلاثة التاليين: رئيس مكتب الدولة، وأمين الصندوق، والمدير التنفيذي وفي حالة عدم وجود او تعيين المدير التنفيذي يكون أي عضو منتخب او مرشح من مجلس الإدارة.
6.3 رسوم الاشتراك.
6.3.1 على جميع الأعضاء سداد رسوم العضوية السنوية، والتي هي خاضعة للتغيير وفقًا لمتطلبات الاتحاد العام وهذا هو الدخل الوحيد الذي يجب تحويله أولا بأول للاتحاد العام بدولة المقر.
6.3.2 لا يصح ان يتم أي تغيير بزيادة في رسوم العضوية الا بعد تقديم اقتراح موضحا به الأسباب من رئيس مكتب الدولة وتجب الموافقة الكتابية المعتمدة من رئيس الاتحاد العام بهذه الزيادة وفي حالة تخطي عدد أعضاء مكتب الاتحاد عن مائة عضو يحق لمكتب الدولة الاحتفاظ بعشرة في المائة نسبة من كل متحصلات رسوم العضوية بعد ذلك ثم يقوم بتحويل باقي الرسوم واولا بأول للاتحاد العام. مع العلم ان التغيير بالنقصان لرسوم العضوية غير مسموح نهائيا لتحقيق مبدا المساواة بين جميع الدول.
6.3.3 تدفع الرسوم خلال الثلاثة الايام الأولى من تقديم طلب العضوية في حالة امتناع العضو عن الدفع في الفترة المحددة، تبطل العضوية تلقائيا ولا يوجد اية حالات للإعفاء من العضوية.
6.3.4 لإعادة الانضمام إلى مكتب الدولة او للاتحاد يتعين على الجهة إعادة تقديم طلب عضوية جديد.
6.3.5 المتقدمون لطلب العضوية الذين تمت الموافقة على انضمامهم للاتحاد في شهري يونيو او يوليو ترسل إليهم فاتورة لسداد رسوم نصف سنوية. على ان تسدد الرسوم للتجديد اعتبارا من شهر يناير التالي.
6.3.6 تجدد العضويات تلقائيًّا وتصدر فواتير الرسوم الجديدة في بداية كلِّ عام مالي، ما لم يتم إخطار مكتب الدولة والاتحاد العام مسبقًا بغير ذلك.
6.3.7 ترحب الأمانة العامة للاتحاد العام (بشرط الموافقة المسبقة من رئاسة الاتحاد العام بدولة المقر) بكل أنواع الدعم الذي يقدمه الأشخاص والمؤسسات والشركات والهيئات والأعضاء لدفع مشروعاتها التنموية وتقديم هذا الدعم أو عدم تقديمه لا يؤثر في حالة العضوية لأي مؤسسة او شخص وفي هذه الحالة يحتفظ مكتب الدولة بكامل الدعم لدفع مشروعاته التنموية للأمام ولتحقيق اهدافه على ان يقوم بتحويل نسبة ما يعادل خمسة وعشرون في المئة من قيمة التبرع او الدعم لمشروعاته ويقوم بتحويلها للاتحاد العام بدولة المقر.
* أي دخل لمكتب الدولة من أي نوع ما عدا رسوم العضوية يحتفظ بها مكتب الدولة لدعم مشروعاته التنموية ما عدا خمسة وعشرون بالمائة يتم تحويلها على الفور لمكتب الاتحاد العام وجاري توضيح لنسب الاتحاد العام ادناه.
6.3.8 يحق لرئيس مكتب الدولة بمعاونة مجلس ادارته ومعاونيه واسوة بالاتحاد العام وكما ينص دستور الاتحاد بدولة المقر على انه يمكن اسناد إدارة شئون الاتحاد الي شركة إدارة وتسويق وتتولي إدارة اعمال مكتب الدولة او جزء منها وكذلك جمع مبالغ التبرعات وإدارة مشروعاته التنموية وتسويق اسم الاتحاد ومكتب الدولة في البلد او الدولة نظير نسبة مئوية من دخل مكتب الدولة (ما عدا رسوم العضوية ومتحصلاتها علما بان رسوم العضوية والتبرعات المدفوعة لا ترد)
** هذه النقطة هامة جدا جدا في حالة تعذر فتح حساب بنكي لمكتب الدولة فيتم اللجوء لشركة إدارة وتسويق وتحصيل للنفس وللغير ويحق لرئيس مكتب الدولة ان ينشئ هذه الشركة مادامت ستعمل للصالح العام وتحت إشراف ومراقبة مجلس الإدارة. , والجمعية العمومية.
** نسبة الاتحاد العام من رسوم العضوية 100% تحول كاملة الي دولة المقر لرقم الحساب المرسل من رئاسة الاتحاد لمكتب الدولة واعتبارا من العضو رقم 101 يتم تحصيل نسبة عشرة بالمائة (10%) نسبة تخصص لمكتب الدولة ويتم تحويل المبلغ المتبقي لدولة المقر.
** نسبة الاتحاد العام من أي دخل من التبرعات لمكتب الدولة فقط 25% من قيمة اجمالي التبرع تحول فورا خلال أسبوع من استلام قيمة التبرع الي الاتحاد العام بدولة المقر. وباقي نسبة التبرع وهي 75% هي من حق مكتب الدولة للتنمية وسداد الالتزامات وخلافه.
** نسبة الاتحاد العام من حصيلة القيام باي أنشطة يقوم بها مكتب الدولة 25% من صافي الربح أيا كان نوع النشاط تحول في خلال عشرة أيام من انتهاء النشاط.
** نسبة الاتحاد العام من حصيلة قيام مكتب الدولة باي أنشطة يقوم بها مشاركة في مقر مكتب الدولة مشاركة مع مكتب الدولة خمسون بالمائة من صافي الربح (50%)
** يحق لرئيس الاتحاد العام بدولة المقر بناء على اقتراح رئاسة الاتحاد ان يغير هذه النسب او طريقة التعامل طبقا لظروف وحالة كل بلد وكل مكتب او بعد تلقيه اقتراح مكتوب بذلك من رئيس مكتب الدولة للصالح العام.
** المدير المالي والإداري والمراجع لحسابات الاتحاد العام بدولة المقر له كل الحق في مراجعة حسابات ودفاتر مكتب الدولة ويكون سفره وانتقالاته واقامته في مقر مكتب الدولة على نفقة مكتب الدولة على ان تكون اول زيارة بعد مرور ستة أشهر من تأسيس مكتب الدولة على اقل تقدير.
– يكون رئيس مجلس الادارة بكل مكتب دولة هو الممثل القانوني للإتحاد بدولته تجاه الغير وأمام القضاء.
– يتخذ مكتب الإتحاد داخل كل دولة مقراً رئيساً له ويجوز أن يكون له عدد من المقرات الفرعية الأخرى موزعة توزيعاً جغرافياً بما يخدم أغراض الإتحاد يديرها عدد من المتطوعين أو الموظفين ويشرف عليها أعضاء مجلس إدارة المكتب بإدارة رئيس مجلس إدارة المكتب بالدولة.
– يجب على مكتب الدولة اعداد خطة العمل كما ورد سابقا ولا يجوز لمكتب أي دولة ممارسة أي نشاط أو عمل باسم الاتحاد غير مدرج بخطة العمل لمكتب الاتحاد بتلك الدولة والمعتمدة من الامانة العامة ومصدق عليها من رئيس الإتحاد العام.
– لا يجوز لمكتب الدولة قبول أي عضو بالمكتب أو استخراج وثيقة تفيد بالعضوية أو تلقي اشتراك العضوية دون إخطار مقر الاتحاد العام بالقاهرة (الأمانة العامة) حيث إن مصدر وثائق الاتحاد مصدراً واحداً، تورد الاشتراكات السنوية على الحساب الموحد للإتحاد بالقاهرة او شركة الإدارة للاتحاد إن وجدت، وتصدر افادات العضوية من الأمانة العامة بالقاهرة ومصدقة ومعتمدة من نائب الرئيس لشئون العضوية.
– مكتب الاتحاد بدولة المقر جميع حساباته تابعة للاتحاد العام بدولة المقر.
– يخلو منصب عضو مجلس الادارة في الأحوال التالية:
أ‌- فقد جنسية الدولة التي ينتمي اليها، والتي يمثلها العضو بالاتحاد.
ب‌- إعفاء العضو من منصبه من قبل المكتب الذي يمثله العضو بكتاب رسمي منها مرفق به المبررات، شرط موافقة رئيس الاتحاد العام على تلك الاعفاء.
ت‌- استقالة العضو، وذلك بعد البت في قبولها من قبل مكتب الدولة واعتمادها من المؤتمر العام للاتحاد.
ث‌- الوفاة أو العجز عن العمل بعد تقديم المستندات الرسمية.
ج‌- صدور قرار بتغييره من مجلس الادارة بأغلبية الأصوات.
** يحق لمجلس إدارة الاتحاد العام باقتراح من رئيس الاتحاد العام في دولة المقر تجميد مكتب الدولة او إيقافه نهائيا لحين البت في امره امام المؤتمر العام او الجمعية العمومية إذا خالف تعليمات وبنود هذه اللائحة او إذا راي مجلس إدارة الاتحاد العام ذلك نتيجة مخالفة جسيمة من مكتب الدولة ويحق للاتحاد العام ومجلس ادارته مخاطبة كل الجهات المسئولة وإخطارهم عن قراره الذي اتخذه ضد مقر مكتب الاتحاد بالدولة.
**انتهاء لائحة مكاتب الدول.